કેન્દ્ર સરકારે કર્મચારીઓને મળતા મકાન ભાડા ભથ્થા (HRA) અંગેના નિયમો કડક બનાવ્યા છે. નાણા મંત્રાલયના ખર્ચ વિભાગે HRAના દાવા, પ્રમાણપત્રો અને ચુકવણી અંગે નવી સ્પષ્ટ માર્ગદર્શિકા બહાર પાડી છે. હવે કર્મચારીએ પ્રથમ વખત HRAનો દાવો કરતી વખતે Annexure-II ફોર્મેટમાં પ્રમાણપત્ર જમા કરાવવું ફરજિયાત છે. આ પ્રમાણપત્ર વિના HRAની ચુકવણી થઈ શકશે નહીં.
નિયમોમાં 'પ્રથમ દાવો' (First Claim) શબ્દનો ઉલ્લેખ છે. એટલે કે એકવાર HRA ચાલુ થઈ જાય પછી દર મહિને કે નિયમિત અંતરાલે આ પ્રમાણપત્ર ફરી જમા કરાવવાની જરૂર નથી. પરંતુ જો રહેઠાણની સ્થિતિમાં એવો ફેરફાર થાય કે જે HRAની પાત્રતાને અસર કરે, તો તરત જ ઓફિસને જાણ કરવી પડશે. જેમ કે, સરકારી આવાસ મળી જાય, પતિ કે પત્નીને એ જ શહેરમાં સરકારી રહેઠાણ ફાળવવામાં આવે, અથવા પરિવારના સભ્યના રહેઠાણ કે HRA દરજ્જામાં ફેરફાર થાય.
જો કર્મચારી આ માહિતી છુપાવે, ખોટી માહિતી આપે અથવા પાત્રતા પૂરી થયા પછી પણ HRA લેવાનું ચાલુ રાખે, તો નિયમો હેઠળ વધારાની ચૂકવાયેલી રકમની વસૂલાત કરવામાં આવશે.
પ્રમાણપત્ર કોને જમા કરાવવું તે કર્મચારીના હોદ્દા પર આધાર રાખે છે. બિન-રાજપત્રિત (Non-Gazetted) કર્મચારીઓએ પોતાનું પ્રમાણપત્ર કાર્યાલયના વડા (Head of Office)ને અને રાજપત્રિત (Gazetted) અધિકારીઓએ સંબંધિત એકાઉન્ટ્સ અધિકારીને સબમિટ કરવું પડશે. બંને કિસ્સામાં પ્રમાણપત્ર પર કર્મચારીનું નામ, હોદ્દો અને સહી હોવી ફરજિયાત છે. જે ઘોષણાઓ લાગુ ન પડતી હોય તેને નિર્ધારિત ફોર્મેટ મુજબ રદ (Strike-off) કરવાની રહેશે.
Annexure-IIમાં કર્મચારીએ મુખ્યત્વે ચાર બાબતોની ઘોષણા કરવી પડે છે: (1) કર્મચારી કે તેનો પરિવાર પોતાનું ઘર ધરાવે છે કે ભાડાના મકાનમાં રહે છે; (2) પરિવારનો કોઈ સભ્ય સરકારી રહેઠાણમાં રહે છે કે નહીં; (3) પરિવારના કોઈ અન્ય સભ્ય (જેમ કે માતા-પિતા, પતિ કે પત્ની) બીજે ક્યાંયથી HRA મેળવી રહ્યા છે કે નહીં; અને (4) પતિ કે પત્નીને એક જ શહેરમાં સરકારી રહેઠાણ મળ્યું છે કે નહીં.
દેશભરની ઘણી સરકારી કચેરીઓમાં હજુ પણ 23 સપ્ટેમ્બર, 1986ના જૂના નિયમોવાળું ફોર્મ વપરાય છે, જેમાં સરકારી આવાસની અરજી, ફાળવણી અને ભાડા અંગે વધારાની વિગતો માંગવામાં આવતી હતી. પરંતુ 30 ડિસેમ્બર, 2022ના રોજ નવી સંકલિત માર્ગદર્શિકા બહાર પાડવામાં આવી છે. હવે કચેરીઓએ આ નવા Annexure-II ફોર્મેટનો જ ઉપયોગ કરવો પડશે.